Об опасности копий документов

Рубрики: Начинающим   Комментарии (0)

Документы, которые Вы создаёте и изменяете, как правило, должны быть на дисках компьютера в одном экземпляре (если не считать резервных копий). Ведь иначе Вам придётся при каждом исправлении документа вспоминать, где находятся копии этого документа, и обновлять все эти копии.

Пример нежелательных последствий, которые возможны из-за появления нескольких копий редактируемого документа, был приведен в одной из предыдущих статей.

Часто создания копий документов можно избежать. Например, вместо создания копии документа можно помещать в другой каталог ярлык, указывающий на этот документ — часто этого ярлыка оказывается вполне достаточно.

Word - особая вставка с ПКМ

Бывают, конечно, ситуации, когда создание копий редактируемых документов неизбежно. Например:

  • если у пользователя имеются два компьютера — настольный и портативный, — то пользователь периодически должен копировать файлы, над которыми работает, с настольного компьютера на портативный, и обратно;
  • если один документ обсуждается несколькими участниками, то часто копии документа рассылаются всем участникам обсуждения, и все они вносят исправления в свои копии.

В таких ситуациях надо соблюдать осторожность и определённую дисциплину в обращении с такими копиями документов, чтобы исправления, внесённые в один экземпляр документа, корректным образом переносились в другие экземпляры документа.

Пример. Пользователь, попеременно работающий на настольном и портативном компьютерах, должен каждый раз при переходе от одного компьютера к другому «синхронизировать» документы на дисках этих компьютеров. При синхронизации файлы, изменённые пользователем, копируются с одного компьютера на другой, замещая более старые версии.

Правило 15. Если возможно, не создавайте иных копий редактируемых документов, кроме резервных копий. Если без создания копий редактируемых документов обойтись нельзя, соблюдайте особую осторожность в обращении с такими копиями документов.

Замечание. Многие редакторы документов и издательские системы позволяют включать в свои файлы копии картинок и других внешних объектов. Такие «внедрённые» копии документов тоже могут быть источником серьёзных проблем. Скажем, если Вы вставили в несколько документов Word одну и ту же картинку, а потом увидели, что эту картинку надо исправить, то Вам придётся искать и исправлять все «внедрённые» копии рисунка. В таких случаях лучше вставлять в документ не сам рисунок, а ссылку на файл рисунка.

Метки:  

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Подтвердите, что Вы не бот — выберите самый большой кружок: