Положение по оформлению представительских расходов. Оформление представительских расходов

Положение о представительских расходах - образец этого документа вы можете скачать на нашем портале - является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?

В чём сущность представительских расходов и их учета?

• затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
• транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
• предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
• оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
• прочими затратами.

Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль - в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

• зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
• отчисления в государственные фонды;
• отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.

В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.

При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

• на материальные затраты;
• расходы, которые связаны с оплатой труда;
• социальные отчисления;
• амортизационные отчисления;
• прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.

Документальное подтверждение представительских расходов

Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:

• приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
• смета соответствующих расходов;
• отчет об осуществлении представительских расходов.

В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.

При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:

• актами о списании расходов;
• программами официальных мероприятий;
• договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.

В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.

Изучим его специфику подробнее.

Положение о представительских расходах: структура документа

Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):

2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.

3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.

4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.

5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.

6. Устанавливающим перечень представительских расходов - в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.

7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.

8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.

10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.

11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.

12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.

13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.

14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.

15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.

16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.

В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.

Как они могут выглядеть?

Приложения к положению о представительских расходах

Соответствующими приложениями могут быть:

• форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
• типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.

• форма сметы представительских расходов;
• форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
• форма акта о списании расходов;
• типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;

Положение может быть утверждено:

• в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
• в качестве приложения к учетной политике предприятия.

Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:

Итоги

Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.

Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.

Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях:

ГОРОДСКАЯ ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД

РЕШЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ

от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)

В целях упорядочения расходования средств, предусмотренных для приема и обслуживания официальных делегаций и отдельных лиц, на мероприятия в органах местного самоуправления города Салехарда, в соответствии со статьей 264 Налогового кодекса Российской Федерации , руководствуясь Бюджетным кодексом Российской Федерации , Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" , Уставом муниципального образования город Салехард, Городская Дума решает:

1. Утвердить Положение о порядке и нормах расходования денежных средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда согласно приложению к настоящему решению.

3. Исключен. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 .

Председатель Городской Думы
города Салехарда
А.М.СПИРИН

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И НОРМАХ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ И РАСХОДЫ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА

(в редакции решений Городской Думы МО город Салехард от 21.06.2013 N 42 , от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50 , от 24.12.2015 N 101 , от 23.12.2016 N 84)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и нормы расходования средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, регламентирует отчетность использования указанных средств.

1.2. Основными целями осуществления указанных в пункте 1.1 расходов являются развитие сотрудничества и взаимодействия органов местного самоуправления города Салехарда с другими органами и организациями, представителями общественности, отдельными лицами, чествование физических и юридических лиц.

1.3. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

Представительские расходы - расходы, связанные с проведением официальных приемов представителей других организаций, обслуживанием официальных делегаций, организацией и проведением переговоров, совещаний, конференций, с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Расходы на мероприятия - расходы, связанные с проведением презентаций, заседаний, совещаний, рабочих встреч, публичных и депутатских слушаний, "круглых столов", конференций, открытием выставок, торжественных приемов и других мероприятий, проводимых органами местного самоуправления города Салехарда.

от 13.12.2013 N 80)

К расходам на мероприятия относятся расходы по приобретению сувенирной продукции (подарков, в том числе сувениров, печатной и полиграфической продукции, включая поздравительные открытки, приглашения, буклеты и т.п.), цветов и цветочных композиций, канцелярские и письменные принадлежности, организацию питания участников, приобретение продуктов питания для приемных, транспортное обеспечение, буфетное и культурное обслуживание.

1.4. Полномочия по осуществлению представительских расходов и расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут быть переданы подведомственным муниципальным казенным учреждениям, на основании правового акта соответствующего органа местного самоуправления.

(п. 1.4 введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)

2. Порядок выделения средств бюджета города Салехарда на представительские расходы и расходы на мероприятия

2.1. Средства на представительские расходы и расходы на мероприятия планируются органами местного самоуправления города Салехарда ежегодно в бюджетной смете в размере:

Администрация города Салехарда - не более 2% от годового фонда оплаты труда;

Городская Дума города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда;

Контрольно-Счетная палата города Салехарда - не более 4% от годового фонда оплаты труда.

(п. 2.1 в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 24.12.2015 N 101)

2.2. Основанием для выделения средств на представительские расходы и расходы на проведение мероприятия органов местного самоуправления является распоряжение органа местного самоуправления города Салехарда с указанием наименования и цели мероприятия, сроков проведения мероприятия, ответственного лица.

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)

2.3. Выделение средств на представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда производится в соответствии с нормами расходов, установленными настоящим Положением.

2.4. Представительские расходы и расходы на мероприятия могут быть проиндексированы с учетом прогнозируемого уровня инфляции, установленного действующим законодательством.

3. Состав и порядок осуществления расходования средств

3.1. Представительские расходы, связанные с приемом, направлением и (или) обслуживанием делегаций и отдельных лиц, участвующих в мероприятиях, осуществляются на основании раздела 2 настоящего Положения.

3.1.1. Программа мероприятия включает в себя:

Наименования организаций участников;

Фамилию, имя, отчество и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;

Количество официальных лиц и представителей от организаций участников;

Количество участников от органов местного самоуправления муниципального образования город Салехард;

Планируемые к проведению мероприятия с указанием даты, времени и места их проведения;

Иные сведения, связанные со спецификой мероприятий.

3.1.2. Смета расходов на организацию мероприятия, утвержденная руководителем органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (уполномоченным им муниципальным казенным учреждением), содержит следующие сведения:

(в ред. решений Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80 , от 23.06.2014 N 50)

Расходы на оплату гостиницы и бронирования мест;

Расходы на оплату питания;

Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

Расходы на буфетное обслуживание;

Расходы на транспортное обслуживание;

Абзац исключен с 23 июня 2014 года. - Решение Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50 ;

Иные расходы, связанные со спецификой проводимых мероприятий.

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.06.2014 N 50)

3.1.3. Для приема официальных делегаций и отдельных лиц устанавливаются предельные нормы расходов согласно Приложению N 1 к настоящему Положению.

3.1.4. Расходование средств на представительские расходы признается обоснованным и документально подтвержденным при наличии первичных учетных документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Затраты на расходы подтверждаются следующими документами:

Правовой акт органа местного самоуправления о проведении мероприятия;

от 13.12.2013 N 80)

Правовой акт органа местного самоуправления (приказ уполномоченного муниципального казенного учреждения) о произведенных представительских расходах и расходах, связанных с проведением мероприятий;

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)

Смета представительских расходов;

Акт о списании материальных запасов установленной формы, подписанный должностным лицом, уполномоченным руководителем органа местного самоуправления (директором, заместителем директора уполномоченного муниципального казенного учреждения);

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)

Список участников мероприятия, включая состав делегации и принимающей стороны;

Документы, подтверждающие проживание в гостинице и проезд к месту проведения мероприятия и обратно;

Отчет о произведенных представительских расходах.

В течение 3 дней по окончании мероприятий лицо, ответственное за их проведение, составляет отчет по произведенным представительским расходам в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В отчете по произведенным представительским расходам должны быть указаны:

Дата и место проведения;

Перечень осуществленных представительских расходов с указанием числа лиц, принявших участие в них;

Размер осуществленных расходов, в том числе по каждому мероприятию;

Иные обязательные реквизиты в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" .

3.2. Расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда осуществляются на основании плана мероприятия органа местного самоуправления, письменного приглашения, правового акта, поручения руководителя органа местного самоуправления либо уполномоченного им лица.

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)

Оформление расходов на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда, сроки и порядок предоставления отчетности осуществляется в порядке, установленном пунктом 3.1 настоящего Положения для представительских расходов.

Затраты на расходы могут также быть дополнительно подтверждены следующими документами:

Товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар;

Авансовый отчет материально ответственного лица.

Для проведения соответствующих мероприятий выделяются денежные средства в пределах установленных норм согласно Приложению N 2 к настоящему Положению.

3.3. Расходы, указанные в пунктах 3.1 и 3.2, могут быть произведены как за безналичный, так и за наличный расчет.

Представительские расходы и расходы на мероприятия органов местного самоуправления города Салехарда могут осуществляться как самостоятельные расходы, а также в составе общих расходов на проведение мероприятий.

3.4. Списание затрат на представительские расходы или расходы на мероприятия производится при наличии:

Счетов-фактур либо иных расчетно-платежных документов;

Актов выполненных работ, оказанных услуг;

Других документов, свидетельствующих о размере произведенных расходов.

Списание затрат на представительские расходы и расходы на мероприятия производится в размерах, не превышающих нормы расходов, указанных в приложениях N 1, N 2 к настоящему Положению.

Контроль за правомочностью списания средств на представительские расходы и расходы на мероприятия осуществляет комиссия, состав которой утверждается каждым органом местного самоуправления самостоятельно.

В случаях, предусмотренных пунктом 1.4 настоящего Положения, состав комиссии утверждается приказом уполномоченного муниципального казенного учреждения.

(абзац введен решением Городской Думы МО город Салехард от 13.12.2013 N 80)

Приложение N 1. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Приложение N 1

денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда

ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

	Наименование мероприятия
	Оплата гостиницы (в сутки на одного человека): - почетным гражданам города Салехарда, внесшим большой вклад в его развитие и проживающим за его пределами; - лицам, приглашенным на городские и межмуниципальные мероприятия, представителям официальных делегаций, возглавляемых Председателем Городской Думы города Салехарда, Главой Администрации города Салехарда, выезжающих на мероприятия международного (межрегионального, межмуниципального) уровня	по фактическим расходам, но не более 5000 рублей
	Оплата питания (в сутки на одного участника)	по фактическим расходам, но не более 1500 рублей
	Буфетное обслуживание (фуршет) во время проведения переговоров, совещаний, конференций и иных массовых мероприятий (на одного участника)	по фактическим расходам, но не более 500 рублей
	Оплата проезда к месту проведения мероприятия и обратно общественным воздушным, железнодорожным, автомобильным (кроме легковых такси), водным транспортом	по фактическим расходам стоимости проезда, но не выше расходов проезда: - в салоне экономического класса при проезде воздушным транспортом; - в купейном вагоне скорого фирменного поезда при проезде железнодорожным транспортом; - в каюте 2 класса пассажирских водоизмещающих судов всех линий сообщения при проезде водным транспортом (кроме круизных судов)
	Расходы на оплату услуг залов официальных делегаций в аэропорту города
	Расходы на обслуживание делегаций автомобильным транспортом	по фактическим расходам (согласно договору)
	Оплата услуг фото- и видеосъемки на официальных мероприятиях	по фактическим расходам (согласно договору)
	Аренда помещений	по фактическим расходам

Приложение N 2. ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА

Приложение N 2
к Положению о порядке и нормах расходования
денежных средств на представительские расходы
и расходы на мероприятия органов
местного самоуправления города Салехарда

ПРЕДЕЛЬНЫЕ НОРМЫ РАСХОДОВ НА МЕРОПРИЯТИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОРОДА САЛЕХАРДА

(в ред. решения Городской Думы МО город Салехард от 23.12.2016 N 84)

	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда на территории города и за ее пределами в торжественных мероприятиях по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов) (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека)	Не более 4000 рублей
	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных мероприятиях, по случаю праздничных, юбилейных, исторических и иных дат, в том числе проводимых в форме акций (фестивалей, форумов), организованных иными субъектами на территории города Салехарда:
	а) подарок юридическому лицу на юбилейную дату (кратную 25 годам);	Не более 10000 рублей
	б) подарок юридическому и физическому лицу на иные даты	Не более 4000 рублей
	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в торжественных праздничных мероприятиях, организованных иными субъектами за пределами территории города Салехарда (сувениры, памятные подарки)	Не более 10000 рублей
	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда во встречах, направленных на развитие взаимоотношений муниципального образования город Салехард с иными муниципальными образованиями, субъектами Российской Федерации и зарубежными странами (памятный подарок, полиграфическая и сувенирная продукция, в том числе с символикой муниципального образования)	Не более 10000 рублей
	Расходы, связанные с проведением:
	а) заседаний, конференций, рабочих встреч, совещаний и других официальных мероприятий органов местного самоуправления (в расчете на одного участника);	Не более 1000 рублей
	б) публичных или депутатских слушаний (в расчете на одного участника)	Не более 400 рублей
	Расходы, связанные с проведением торжественных приемов, организованных органами местного самоуправления города Салехарда:
	а) буфетное обслуживание в расчете на одного участника;	Не более 1000 рублей
	б) торжественный обед (ужин) в расчете на одного участника;	Не более 2500 рублей
	в) памятный подарок или сувенир в расчете на одного участника	Не более 4000 рублей
	Расходы на приобретение кофе, чая, напитков (питьевая вода, молоко, сливки), сахара, кондитерских изделий (печенье, конфеты), фруктов:
	а) для приемных Председателя Городской Думы города Салехарда, Главы Администрации города Салехарда, Председателя Контрольно-Счетной палаты города Салехарда;	Не более 10000 рублей в месяц
	б) для приемных заместителей Главы Администрации города	Не более 2000 рублей в месяц
	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека)	Не более 4000 рублей
	Расходы, связанные с:
	а) церемонией вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека);	Не более 4000 рублей
	б) поздравлением руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (памятный подарок или сувенир в расчете на одного человека)	Не более 4000 рублей
	Расходы, связанные с участием представителей органов местного самоуправления города Салехарда (приобретение цветов и цветочных композиций):
	а) в траурных мероприятиях, посвященных памятным общероссийским датам;	Не более 20000 рублей
	б) в иных траурных мероприятиях;	Не более 10000 рублей
	в) в торжественных мероприятиях по случаю праздничных (в том числе профессиональных), юбилейных, исторических и иных дат;	Не более 3000 рублей
	г) в чествовании почетных граждан города, заслуженных юбиляров;	Не более 3000 рублей
	д) в торжественных приемах в расчете на одного человека;	Не более 3000 рублей
	е) в церемонии вручения государственных наград РФ, наград ЯНАО, наград органов местного самоуправления города Салехарда, а также поощрений в иных формах в расчете на одного человека;	Не более 3000 рублей
	ж) в поздравлении руководителей органов государственной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления, учреждений и предприятий, осуществляющих свою деятельность на территории города Салехарда, глав муниципальных образований, в связи с юбилейными, праздничными (в том числе профессиональными праздниками), историческими и иными памятными датами (в расчете на одного человека)	Не более 3000 рублей
	Канцелярские товары, печатная, полиграфическая продукция, в том числе с соответствующей символикой, и иные расходные материалы (в расчете на одного человека)	Не более 1000 рублей

То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы. «Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету. Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере. *** Пример. Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было.

Учет и оформление представительских расходов

Важно

Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.

• Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским.

К ним относятся следующие траты:

1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
   • завтрак;
   • обед;
   • выездное заседание.

   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

Составляем положение о представительских расходах — образец

Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы. НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества.
На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб. На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс.
руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб.

Представительские расходы: гуляем для дела

Внимание

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане.

Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.

Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.

Статус участников.

К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.

Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия.

Представительские расходы при исчислении налога на прибыль

• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Учет представительских расходов: все официально

Инфо

К расходам на оплату труда относятся, в частности:

• зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
• отчисления в государственные фонды;
• отпускные.

Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ. В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек.

Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности. При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:

• на материальные затраты;
• расходы, которые связаны с оплатой труда;
• социальные отчисления;
• амортизационные отчисления;
• прочие затраты.

Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты.

Спорные расходы на корпоратив

Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
• участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351).

Представительские расходы

Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы. Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских.
При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно. В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки.
Себестоимость продаж» 26 «Общехозяйственные расходы»44 «Расходы на продажу» Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности 19 «НДС по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» Отражен «НДС» по представительским расходам 68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» 19 «НДС по приобретенным ценностям» «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету 91-2 «Прочие расходы» 19 «НДС по приобретенным ценностям» Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях! Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье! Нормативная база

1. Налоговый кодекс РФ
2. Федеральный закон от 06.12.2011 г.

Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму налогового регистра для каждого вида расходов и утверждают их в учетной политике для целей налогообложения. Формирование регистров при наличии разниц является обязательным.

Удобным вариантом снижения расходов является предъявление для списания представительских расходов, образовавшихся при организации официальных мероприятий. Если рассматривать нормы НК РФ, представительские расходы при налоге на прибыль это - прочие расходы, порядок списания которых установлен гл.

25 НК РФ. При расчете Расчет налога на прибыль производится по формуле: Сумма налога уплачивается авансовыми платежами и окончательным платежом по итогам года. При наличии представительских расходов суммы включаются с состав периода, в котором оприходованы или оплачены документы, подтверждающие законное основание для списания.
Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

• приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
• смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия Скачать Образец сметы представительских расходов Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия Налоговый учет представительских расходов Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели.

• При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
• Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д., поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

Согласно п.п. 22 п. ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п.2 ст. 264 НК РФ.

Согласно п.2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на:

Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

Буфетное обслуживание во время переговоров;

Оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Согласно письма ФНС России от 18.04.2007 №04-1-02/306@ перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.

Все или часть этих расходов могут оплачиваться на наличный расчет через подотчетных лиц. При этом расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться (письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):

Приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении представительских расходов;

Смета представительских расходов;

Первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

Отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

Цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

Иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также суммы расходов на представительские цели.

Руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;

Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

Порядок расходования таких сумм;

Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

После проведения переговоров, официальных встреч, работник организации, который был ответственным за проведение данных мероприятия и которому были выданы под отчет денежные средства, сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет со всеми оправдательными документами (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, заказ-наряды, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности:

1) суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;

2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;

3) начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг);

5) расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации;

6) сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;

7) расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций, доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время, расходы на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка, а также расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров;

8) денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

9) начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика;

10) единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации;

11) надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях;

12) надбавки за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в районах европейского Севера и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями;

12.1) стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью по фактическим расходам, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом работнику организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (в случае отсутствия железной дороги указанные расходы принимаются в размере минимальной стоимости проезда на воздушном транспорте), и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора с работником по любым основаниям, в том числе в случае его смерти, за исключением увольнения за виновные действия;

13) расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно;

14) расходы на оплату труда за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

15) утратил силу;

16) суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, суммы взносов работодателей, уплачиваемых в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации.

17) суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за календарные дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям;

18) суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы у налогоплательщика согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;

19) в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, начисления по основному месту работы рабочим, руководителям или специалистам налогоплательщика во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;

20) расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;

21) расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями;

22) предусмотренные законодательством Российской Федерации начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба, и лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, предусмотренные федеральными законами, законами о статусе военнослужащих и об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы;

23) доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

24) расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, осуществляемые в соответствии со статьей 324.1 настоящего Кодекса;

24.1) расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда;

25) другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. 3

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
   • завтрак;
   • обед;
   • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы : чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

• материальные затраты;
• амортизационные;
• связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
• прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.